Veškeré plánování firemních akcí se zaměřuje na to, co má fungovat. Málo kdo si ale předem řekne: co když to nebude? Když se změní počasí, cateringová firma nedorazí, host dostane alergickou reakci nebo vypadne proud, rozhodují minuty a klidná hlava. Dobré plánování rizik není o strašení. Je to hodina nebo dvě přípravy, které v kritické chvíli ušetří hodiny stresu.

Tento článek vám ukáže, jak sestavit jednoduchý registr rizik, co mít připravené pro nejčastější problémy a jak komunikovat, když se něco zvrtne. Jde o obecný průvodce. U větších veřejných nebo rizikovějších akcí se obraťte na odborníka. Základní plánování najdete v průvodci firemními akcemi.

Proč se o rizikách bavit

• Chráníte lidi. Akce s alkoholem, jídlem, dopravou a aktivitami nese skutečná rizika.
• Chráníte rozpočet. Náhradní varianta připravená předem stojí mnohem méně než improvizace.
• Chráníte reputaci. Platí to hlavně u klientské akce nebo akce s veřejností.
• Zrychlíte rozhodování. Když víte, kdo má co dělat, nemusíte se v kritické situaci domlouvat.

Krok 1: Sestavte registr rizik

Registr rizik je jednoduchá tabulka. Stačí čtyři sloupce:

1. Co se může stát (riziko).
2. Jak je to pravděpodobné a jak velký by byl dopad (nízké, střední, vysoké).
3. Co děláme předem (prevence).
4. Co děláme, když nastane (reakce) a kdo je odpovědný.

Začněte riziky, které mají vysoký dopad nebo jsou pravděpodobné. Ostatní zapište krátce. Plán by měl být tak jednoduchý, aby mu rozuměl každý člen týmu.

Nejčastější rizika a co s nimi

Počasí

Venkovní akce ruší déšť, vítr, horko nebo chlad. Příprava:

• zjistěte předpověď před akcí a v den akce,
• určete, do kdy a kdo rozhodne o přesunu do náhradního prostoru,
• mějte krytý prostor, stan nebo náhradní termín,
• při horku zajistěte stín a pitný režim, při chladu oblečení nebo přístup dovnitř.

Výpadek dodavatele

Catering, technika, hudba nebo doprava můžou selhat. Příprava:

• mějte kontakt na záložního dodavatele u důležitých služeb,
• písemně potvrzujte rozsah služeb a čas příjezdu,
• u velkých akcí zjistěte, co dodavatel dělá při výpadku (náhradní personál, náhradní technika).

Technické problémy

Někdy vypadne projektor, mikrofon nebo internet. Příprava:

• vyzkoušejte techniku předem,
• mějte záložní baterie, kabely a přenosný zdroj,
• stahujte prezentace i offline a nespoléhejte na jedno připojení.

Zdraví a alergie

Na každé akci může dojít ke zdravotnímu problému. Příprava:

• zjistěte alergie a dietní požadavky předem a předávejte je cateringu. Podnik s jídlem musí hostům poskytnout informace o alergenech,
• mějte lékárničku a alespoň jednu osobu, která ví, co dělat při úrazu nebo únavovém kolapsu,
• všichni organizátoři by měli znát číslo tísňové linky 112 a adresu místa,
• u akcí s aktivitami (sport, voda, výška) ověřte pojištění a kvalifikaci instruktorů.

Alkohol a chování hostů

Alkohol je běžný zdroj problémů na akcích. Příprava:

• nabídněte jídlo a nealkoholické varianty po celé akci,
• zvažte nápojové lístky nebo omezení v druhé polovině večera,
• zajistěte dopravu domů. V Česku platí nulová tolerance alkoholu za volantem,
• mějte jasné pravidlo, co se děje, když se někdo chová nevhodně a kdo to řeší (typicky určený manažer nebo HR).

Bezpečnost prostoru a návštěvníků

• ověřte kapacitu, únikové cesty a požární pravidla s provozovatelem místa,
• u větších akcí určete, kdo sleduje přístup a počet lidí,
• u akcí s dětmi zajistěte dohled a prostor bez nebezpečí (voda, komunikace),
• u akcí v noci myslete na osvětlení cest a bezpečný odchod.

Finanční rizika

• Storno podmínky. Ověřte je před podpisem. Viz Jak vybrat prostor, hotel nebo místo pro firemní akci.
• Rezerva v rozpočtu. Počítejte alespoň s deseti až patnácti procenty navíc.
• Pojištění. U náročnějších nebo větších akcí zvažte pojištění odpovědnosti za škodu a pojištění storna. Podmínky konzultujte s pojišťovacím poradcem.

Změna počtu účastníků

• domluvte předem pravidla pro změnu počtu osob,
• mějte možnost přiobjednat nebo omezit catering,
• připravte program, který funguje při menší i větší účasti.

Krok 2: Rozdělte role

V den akce musí být jasné, kdo co řeší. Doporučené role:

• Vedoucí akce. Rozhoduje o změnách programu a přesunu.
• Kontaktní osoba pro dodavatele. Jedno místo, kam se dodavatelé ozvou.
• Osoba pro první pomoc a bezpečnost. Zná plán místa, lékárničku a čísla.
• Komunikace s hosty. Informuje účastníky, když se plány mění.

U menších akcí může jeden člověk zastávat více rolí, důležité je, aby bylo známo, kdo.

Krok 3: Připravte komunikaci

Když se něco změní, lidé chtějí vědět rychle a jasně:

• Předem připravená zpráva. Napište si šablonu pro změnu místa nebo času (SMS, e-mail, skupinový chat).
• Jeden zdroj informací. Určete, kde se hosté dozvědí novinky (e-mail, skupina, nástěnka).
• Kontakty na místě. Mobil a e-mail kontaktní osoby sdílejte s účastníky předem.
• Upřímnost. Když se stává něco nepříjemného, řekněte fakta, ne domněnky.

Krok 4: Projděte plán

Několik dnů před akcí si s týmem rychle projděte největší rizika a zeptejte se: „Co by se stalo, kdyby…?“. Zjistíte, kde plán nemá díry. Trvá to dvacet minut.

Po akci

Zapište, co se stalo, co fungovalo a co ne. Pokud došlo k incidentu, popište jej: co, kdy, kdo, jak jste reagovali. Pomůže to při další akci i při komunikaci s pojišťovnou. Viz také Jak změřit návratnost offsitu.

Checklist rizik před akcí

• registr rizik s vlastníky a reakcí
• kontakty na záložní dodavatele
• náhradní varianta pro počasí a místo
• alergie a dietní požadavky předány cateringu
• lékárnička, osoba pro první pomoc, číslo 112
• doprava domů a pravidla pro alkohol
• únikové cesty a kapacita prostoru ověřené
• pojištění a storno podmínky ověřené
• role a kontakty pro den akce
• připravená komunikace s účastníky

Nejčastější chyby

1. Žádný náhradní plán. U venkovní akce je to největší chyba.
2. Ústní dohoda bez zápisu. Co není na papíře, při problému neexistuje.
3. Podceněné alergie. Malá informace předem může zabránit vážnému problému.
4. Jedna osoba pro vše. V den akce se zahltí.
5. Plán, který zná jen organizátor. Kolegové musí vědět, co dělat.
6. Zapomenutá doprava domů. U akcí s alkoholem je to základní povinnost organizátora.

Časté otázky

Potřebuji registr rizik i u malé akce? U malé akce stačí jednostránkový seznam nejdůležitějších rizik a odpovědí. U větších nebo venkovních akcí ho sestavte podrobně.

Musím mít pojištění akce? Není to vždy povinné, ale u větších, aktivních nebo drahých akcí se vyplatí. Poraďte se s pojišťovacím poradcem, co by mělo krýt odpovědnost a storno.

Kdo nese odpovědnost, když se host zraní? Záleží na okolnostech, typu akce a smlouvách. Pokud máte pochybnosti, konzultujte to s právníkem a pojišťovnou před akcí.

Jak nejlépe připravit náhradní variantu? Domluvte ji s místem a dodavateli ve smlouvě, včetně rozhodovacího okamžiku (do kdy a kdo rozhodne).

Závěr

Krizový plán u firemní akce není byrokracie. Je to krátký seznam rizik, kdo je řeší, kdy se rozhoduje a jak se informují lidé. Připravte jej, projděte s týmem a v den akce budete mít více času na to, co má být hlavní: příjemný večer pro hosty. U rodinných akcí viz také Firemní den pro zaměstnance a rodiny.