Udržitelnost u firemních akcí přestala být milým doplňkem. Zaměstnanci, klienti i partneři stále častěji sledují, jak se firma chová nejen v produktu, ale i na akcích, které pořádá. K tomu se přidávají požadavky velkých zákazníků na reporting a vlastní pravidla firem. Dobrá zpráva je, že udržitelná akce nemusí být dražší. V mnoha případech je naopak levnější, protože se méně plýtvá.

V tomto článku najdete konkrétní kroky pro každou část akce: od výběru místa po komunikaci. A také upozornění, jak se vyhnout „greenwashingu“, tedy slibů, které působí zeleně, ale ve skutečnosti nic nemění. Obecný postup plánování najdete v průvodci firemními akcemi.

Začněte cílem, ne seznamem opatření

Největší chyba je začít kupováním opakovaně použitelných kelímků a doufat, že je akce tím udržitelná. Nejdřív si odpovězte:

• Co chceme změnit? Snížit odpad, závislost na autech, plýtvání jídlem?
• Jak to poznáme? Kolik odpadu bylo ve srovnání s minulou akcí? Kolik lidí přijelo veřejnou dopravou?
• Co je pro nás realistické? Jedna nebo dvě změny dotažené do konce jsou lepší než dvacet slibů, kterých nedodržíte.

Stanovený cíl dá akci směr a ochrání vás před dojmem, že něco děláte jen pro image.

1. Místo a termín

Místo má na dopad akce velký vliv:

• Dostupnost veřejnou dopravou. Vyberte místo, kam se lze dostat vlakem nebo autobusem, a v komunikaci na to upozorňujte. Začátek a konec akce přizpůsobte jízdním řádům.
• Práce s denním světlem. Prostor s přirozeným osvětlením a větráním snižuje spotřebu energie.
• Místo s vlastní udržitelnou praxí. Zeptejte se na třídění odpadu, energii, vodu a spolupráci s místními dodavateli.
• Termín mimo špičku. Akce mimo přeplněné termíny často zatěžuje místo méně.

Obecný postup výběru místa najdete v návodu Jak vybrat prostor, hotel nebo místo pro firemní akci.

2. Doprava

U mnoha akcí právě doprava tvoří největší část celkového dopadu na klima. Máte několik možností:

• Poděkujte lidem, kteří jezdí veřejnou dopravou. A sdělte konkrétní spoje.
• Zajistěte společnou dopravu. Autobus nebo minibus ze středního města může nahradit desítky aut.
• Podpořte sdílené jízdy autem (carpooling). Propojte kolegy, kteří jedou ze stejného směru.
• Zvažte částečně online účast u akcí, kde není osobní přítomnost nezbytná.
• Neplánujte zbytečné lety. U mezinárodních týmů zvolte místo s dobrým spojením z většiny zemí. Viz offsite pro remote týmy.

3. Jídlo a pití

Catering je obvykle druhá největší oblast. Úspěšné jsou jednoduché změny:

• Sezónní a místní suroviny. Krátké dodávací cesty a čerstvější chuť.
• Více rostlinných jídel. Nemusíte maso zakazovat, stačí, aby rostlinná možnost byla chutná a viditelná.
• Přesné počty porcí. Plýtvání jídlem je jedna z nejzřetelnějších ztrát. Požádejte o odhad podle účasti a dohodněte, co se stane s přebytky (např. spolupráce s organizací, která jídlo rozdává).
• Opakovaně použitelné nádobí. Evropská legislativa omezila celou řadu jednorázových plastových výrobků, ale i jiné jednorázové nádobí vytváří odpad. Vyberte skleničky, porcelán a láhve k opakovanému plnění.
• Voda z kohoutku. V místech, kde je to možné, nahradí balenou vodu.

Dávejte pozor na alergeny. Udržitelný catering nesmí jít na úkor informací o složení jídel.

4. Odpad a materiály

• Třídění odpadu. Rozmístěte přehledně označené koše a ověřte, kam se odpad po akci odveze.
• Minimum tisku. Digitální pozvánky, program v QR kódu a elektronické registrace.
• Opakovatelné dekorace a nápisy. Nevyrábějte jednorázový materiál jen pro jednu akci.
• Dárky s rozmyslem. Místo „dárkových tašek s logem“ zvolte méně, ale užitečnější věc, nebo zážitek.
• Zpětné využití. Jmenovky, lanyardy a nápisy nechte pro další akci.

5. Energie a technika

Technika a vytápění nebo chlazení mohou tvořit významnou položku. Pomáhá:

• využívat denní světlo a LED osvětlení,
• vypnout techniku, když se nepoužívá,
• nezvyšovat teplotu ani chlazení „jen pro jistotu“,
• vybírat místa, která s energií hospodaří úsporně.

6. Dodavatelé a komunikace

Od dodavatelů požadujte konkrétní informace, ne obecná prohlášení. Zeptejte se:

• Odkud berou suroviny a materiály?
• Co děláte s odpadem a přebytky?
• Jaká máte opatření pro snížení spotřeby?

S účastníky komunikujte jasně: co jsme připravili, jak mohou pomoci (třídit odpad, přijet vlakem) a jaká byla skutečnost po akci.

Jak se vyhnout greenwashingu

„Greenwashing“ vzniká, když akce působí zeleně, ale nic podstatného se nezmění. Několik pravidel:

• Neslibujte víc, než můžete splnit. „Akce s nulovým dopadem“ je náročný slib. Radši řekněte, co konkrétně jste změnili.
• Nezdůrazňujte drobnosti a nemlčte o velkých věcech. Pokud většina emisí pochází z dopravy, nestavějte komunikaci na brčcích.
• Zveřejněte skutečnost. Po akci odešlete účastníkům krátkou zprávu: co se podařilo a co příště zlepšíme.
• Pozor na kompenzace. Kompenzace emisí je doplňkovým krokem po snížení, ne jeho náhradou.

Jak měřit

Vyberte dva až tři ukazatele, které jsou u vaší akce realistické a srovnatelné v čase:

• množství směsného a tříděného odpadu,
• podíl lidí, kteří přijeli veřejnou dopravou nebo společně,
• množství jídla, které zůstalo,
• spotřeba energie (je-li dostupná od místa).

Srovnávejte s minulou akcí a zapište si, co změnit příště. Pro další téma vyhodnocení viz Jak změřit návratnost offsitu.

Checklist udržitelné akce

• stanovený jeden až tři konkrétní cíle
• místo dostupné veřejnou dopravou
• doprava (sdílené spoje, společný autobus)
• catering: místní suroviny, rostlinné možnosti, přesné počty
• opakovaně použitelné nádobí a třídění odpadu
• digitální pozvánky, program a registrace
• dodavatelé informováni o cílech
• komunikace s účastníky před akcí a po ní
• vyhodnocení a zápis poučení

Nejčastější chyby

1. Drobnosti místo cíle. Nahrazení plastových brčků není strategie.
2. Plánování bez dodavatelů. Catering a místo mají rozhodující vliv a musí být zasvěceni od začátku.
3. Opomenutí dopravy. Často největší položka, ale často řešená nakonec.
4. Špatná komunikace. Účastníci neví, co mohou udělat, a opatření pak nefungují.
5. Příliš ambiciózní sliby. Radši menší krok, který skutečně dodáte.

Časté otázky

Je udržitelná akce dražší? Nemusí. Spousta opatření (méně tisku, přesnější počty jídla, společná doprava) je nákladově neutrální nebo úsporná. Nový typ cateringu může být dražší, ale máte možnost to vyrovnat úsporami jinde.

Co má největší dopad? Záleží na akci. U vzdálených míst bývá největším faktorem doprava, dále jídlo a ubytování.

Potřebuji certifikaci? Nemusíte. Certifikace může pomoci u velkých akcí nebo na požadavek klientů. Pro začátek stačí jasné cíle a poctivé měření.

Závěr

Udržitelnost není doplňkový prvek, ale způsob, jak akci plánovat. Vyberte jeden nebo dva cíle, soustřeďte se na místo, dopravu a jídlo a o výsledcích mluvte upřímně. Lidé ocení spíš skutečný krok než velké slovo.